Faktury z KSeF

Faktury z KSeF bez ręcznego pobierania

Faktury klientów są pobierane cyklicznie, sprawdzone i gotowe do zapisania w pliku dla programu księgowego.

Więcej w Poradniku o dostępie biura do faktur klientów w KSeF:

Certyfikat i uprawnienia Nadanie uprawnień biuru

Pobieranie i kategorie

Automatyczna kategoryzacja faktur

Pobrane faktury są automatycznie kategoryzowane. Nie trzeba logować się do KSeF osobno dla każdego klienta.

Faktury zakupu i sprzedaży pobierane z KSeF cyklicznie dzięki tokenowi KSeF, certyfikatowi KSeF biura lub certyfikatowi KSeF, który klient przekazał biuru
Kategoria kosztu nadana automatycznie, osobno dla każdego klienta
Zmiana kategorii jednym przyciskiem
Faktury z KSeF w jednym czytelnym wydruku, bez względu na wystawcę

Tabela zakupów klienta z KSeF za 2026-09 z nazwami kolumn od Rodzaj do Podatek: faktura od kontrahenta z Niemiec na 1240,00 EUR z przeliczeniem na złote po kursie średnim NBP z datą kursu i kategorią Oprogramowanie i usługi IT oraz dwie faktury krajowe z kategoriami Energia elektryczna i Usługi księgowe; każda kategoria z oznaczeniem auto i przyciskiem Zmień kategorię.

Faktury z KSeF: kategoria kosztu nadana automatycznie.

Kontrola faktur

Kontrola kontrahentów i walut

Kontrahent z faktury jest sprawdzany w wykazie podatników VAT, numer VAT UE w systemie VIES, a kwota w walucie obcej przeliczana po kursie NBP. Stały dostawca bez faktury w danym miesiącu i luka w numeracji faktur sprzedaży są wykrywane automatycznie.

Sprawdzenie kontrahenta na białej liście VAT na dzień wystawienia faktury
Sprawdzenie numeru VAT UE kontrahenta z Unii Europejskiej w systemie VIES
Przeliczenie faktur w walucie obcej po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego wystawienie, z numerem tabeli
Wykrywanie brakujących faktur od stałych dostawców i luk w numeracji faktur sprzedaży

Biała lista VAT

Stan kontrahenta w wykazie podatników VAT zapisany przy fakturze.

VIES

Numer VAT UE z faktury zagranicznej sprawdzony w systemie VIES.

Kurs NBP

Kwota w złotych, kurs średni, dzień i numer tabeli NBP przy fakturze.

Brakujące faktury

Stały dostawca bez faktury w danym miesiącu i luka w numeracji faktur sprzedaży.

Eksport

Gotowy eksport do programu księgowego

Przenosi faktury do Optimy i programów InsERT bez przepisywania. Przed pobraniem pliku widać, które faktury zostaną załączone, a które nie i dlaczego.

Plik EDI++ dla programów InsERT
Plik JPK_V7 do importu rejestrów VAT w Optimie i programach InsERT
Podgląd zawartości pliku przed pobraniem
Kontrahenci zagraniczni i faktury w walucie obcej wypisane osobno

Podgląd pliku EDI++ przed pobraniem.

Dokumenty i klienci

Dokumenty od klientów w jednym porządku

Klient przesyła dokumenty w Portalu KSeF, biuro widzi je w Panoramie KSeF przy kartotece według miesiąca, a wiadomości do klienta składają się z danych kartoteki.

Portal KSeF

Portal KSeF dla klientów biura

Porządkuje zbieranie dokumentów od klientów. Klient loguje się do Portalu KSeF w przeglądarce i przekazuje biuru wszystko w jednym miejscu, a biuro widzi to od razu w Panoramie KSeF.

Faktury klienta z KSeF z podziałem na miesiące i wyszukiwaniem
Komplet za miesiąc, dokumenty i odpowiedzi na pytania biura
Zgłoszenie nieobecności klienta i przekazanie informacji do swojego biura rachunkowego
Bez instalowania, na komputerze albo w telefonie

Portal KSeF klienta biura: tabela Podział na miesiące z nazwami kolumn Miesiąc, Faktury, Sprzedaż brutto i Zakupy brutto, liczba faktur i kwoty za pięć kolejnych miesięcy.

Portal KSeF: faktury klienta według miesięcy.

Dokumenty

Jeden porządek dokumentów i faktur od klienta

Każdy klient przekazuje dokumenty inaczej. Panorama KSeF układa je w jeden porządek: przy kartotece, według miesiąca, z podglądem każdego pliku.

Dokumenty z Portalu KSeF przypisane do miesiąca i do kartoteki klienta
Miniatura podglądu przy każdym pliku, bez pobierania
Numer dokumentu, data wystawienia, NIP kontrahenta i kwota brutto odczytane z pliku PDF
Ujednolicony komplet dokumentów za każdy miesiąc od klientów korzystających z Portalu KSeF

Tabela dokumentów klienta z nazwami kolumn od Nazwa do Podgląd: dwie faktury spoza KSeF w PDF od klienta za 2026-09, przy każdej numer dokumentu odczytany z pliku do zatwierdzenia oraz data wystawienia, NIP kontrahenta i wartość brutto z treści pliku, i miniatura podglądu z napisem PRZYKŁAD.

Dokumenty klienta z miniaturą podglądu każdego pliku.

Komunikacja z klientem

Automatyczna komunikacja i archiwum korespondencji

Wyręcza biuro w pisaniu tych samych wiadomości. Treść składa się z danych kartoteki, można ją poprawić przed wysłaniem, a cała korespondencja jest zapisana przy kliencie.

Gotowe wiadomości: brakujące dokumenty, rozliczenie z kwotami, komplet gotowy, dokument do poprawy, ponaglenie płatności
Zawiadomienia wysyłane automatycznie raz dziennie: klient o sprawach od biura, biuro o odpowiedziach klienta
Dziennik korespondencji przy każdym kliencie, z filtrem rodzaju, kierunku i dat

Archiwum korespondencji z klientem.

Dodawanie klientów

Szybkie dodawanie klientów

Wyręcza biuro w zakładaniu kartotek. Wszystkich klientów można dodać naraz, a dane firm uzupełniają się z rejestrów.

Plik xls, xlsx, csv albo EDI++
Wklejone numery NIP ze schowka
Nazwa, adres i dane firmy z rejestrów

Karta Wklej numery NIP: przykładowe wiersze z numerem NIP, nazwą, adresem poczty i tokenem KSeF, pole Wklej numery NIP z przykładowymi wierszami i przycisk Dodaj.

Dodawanie klientów: numery NIP wklejone ze schowka.

Praca biura

Całe biuro na jednym ekranie

Pulpit układa klientów od najpilniejszych spraw, a terminy, czas pracy i obsada zespołu są w jednym miejscu.

Pulpit

Przejrzysty pulpit

Wszyscy klienci na jednym ekranie, ułożeni od najpilniejszych spraw. Od razu widać, którym klientem zająć się najpierw.

Stan każdego klienta w jednym wierszu
Przy każdym kliencie widać jego najpilniejszą sprawę
Z pulpitu jednym kliknięciem do faktur, rozliczenia, terminów i korespondencji klienta

Pulpit biura: lista klientów z nazwami kolumn Klient, NIP i Działania, klienci uporządkowani od najpilniejszych spraw. Pięciu klientów z czerwoną kropką: dwaj z JPK_V7M po terminie i fakturami z sygnałem z KSeF, dwaj bez dostępu do KSeF i jeden z tokenem odrzuconym przez KSeF. Przy każdym przyciski Faktury, Rozliczenie, Terminy i Korespondencja.

Pulpit biura: klienci uporządkowani od najpilniejszych spraw.

Terminy

Uporządkowane terminy wszystkich klientów

Terminy podatkowe wszystkich klientów są na jednej liście, a obowiązki po terminie są na samej górze.

Obowiązki po terminie z liczbą dni spóźnienia
Najbliższe terminy każdego klienta
Możliwość dodania terminów uzgodnionych z klientem

Lista terminów wszystkich klientów z nazwami kolumn od Termin do Stan i potwierdzenia: dwa obowiązki JPK_V7M za 2026-08 z plakietką po terminie i składki ZUS za 2026-09 z plakietką w planie, wszystkie niewykonane.

Terminy wszystkich klientów: obowiązki po terminie na górze listy.

Czas pracy, raporty, rozliczenie

Ewidencja czasu pracy i rozliczenie klienta

Widać, ile czasu zajmuje obsługa każdego klienta. Czas pracy, raporty i rozliczenie miesiąca są przy kartotece.

Czas mierzony przy pracy albo wpisany ręcznie, z raportem CSV dla biura i PDF dla klienta
Raporty sprzedaży i zakupów w czasie, struktura kosztów, najwięksi dostawcy i odbiorcy
Rozliczenie miesiąca: komplet od klienta, opłata za usługi biura, miesiąc ujęty w księgach
Wpłaty klientów za usługi biura z wyciągu bankowego, czyli sprawdzenie, czy klient zapłacił biuru

Rejestr pracy przy kliencie z nazwami kolumn od Data do Akcje: trzy wpisy z opisem czynności, pracownikiem, plakietką zmierzony albo ręczny, kategorią Obsługa bieżąca i czasem pracy.

Rejestr pracy: źródło wpisu, kategoria i czas pracy przy kliencie.

Zespół

Czytelny podział pracy w zespole

Każdy klient ma opiekuna, a nieobecność pracownika nie zatrzymuje obsługi klientów.

Opiekunowie klientów i obsada całego biura na jednym ekranie
Nieobecności i zastępstwa zespołu
Wyszukiwarka po nazwie klienta, numerze NIP, numerze faktury i numerze KSeF

Opiekunowie

Właściciel biura przydziela klientów pracownikom i widzi obciążenie każdej osoby.

Zastępstwa

Nieobecność pracownika jest zapisana, a jego klienci mają zastępcę.

Role

Właściciel biura decyduje o umowie, zespole i dostępie biura do KSeF.

Co zostaje w programie księgowym

Panorama KSeF porządkuje pracę z klientami. Księgowanie i sprawy urzędowe zostają w programie księgowym biura.

Panorama KSeF nie jest programem księgowym. Dane do księgowania przekazuje plikiem EDI++ albo JPK_V7.
Panorama KSeF nie składa deklaracji ani plików JPK w urzędzie.
Panorama KSeF nie wystawia faktur i nie wysyła ich do KSeF. Faktury z KSeF wyłącznie pobiera.

Więcej o ochronie danych klientów biura:

Bezpieczeństwo

Więcej w Poradniku o terminach obowiązkowego KSeF w 2026 i 2027 roku:

Obowiązkowy KSeF: terminy

Start usługi 2 listopada 2026

Powiadom mnie o starcie aplikacji

W dniu startu wyślemy jednorazową wiadomość z zaproszeniem.

Funkcje programu dla biura rachunkowego